Verwerking van persoonsgegevens door Attent Zorg en Behandeling

Wij willen als werkgever open, eerlijk en transparant zijn naar onze medewerkers over het verwerken van persoonsgegevens. In dat kader vinden wij het belangrijk dat je precies weet welke persoonsgegevens Attent Zorg en Behandeling (hierna: Attent) verzamelt en voor welke doeleinden we deze persoonsgegevens gebruiken. In dit privacystatement beschrijven wij dat op een overzichtelijke manier. Attent staat er voor in dat persoonsgegevens op een zorgvuldige wijze en in overeenstemming met de wet- en regelgeving worden verzameld, gebruikt en verwijderd.

Waarvoor gebruiken we je persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens worden door Attent verwerkt voor de volgende doeleinden.
 

1. Het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst;
   Wij verwerken persoonsgegevens voor uitvoering van de arbeidsovereenkomst die we met onze medewerkers hebben afgesloten. Hiervoor verwerken we o.a. de volgende gegevens: NAW, telefoonnummer, e-mailadres, kopie ID inclusief BSN, bankrekeningnummer, salarisgegevens, pensioengegevens (burgerlijke staat), gegevens over functioneren en beoordelen.

2. Ziekmelding van medewerkers te kunnen uitvoeren
   Bij ziekmelding van medewerkers verwerken we de volgende gegevens:
   - Het telefoonnummer en (verpleeg)adres;
   - De lopende afspraken over de werkzaamheden;
   - Of de werknemer onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt;
   - Of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval of verkeersongeval.

3. Het beveiligen van jouw en onze eigendommen;
   Wij beveiligen onze instellingen o.a. met camera’s ter bescherming van onze cliënten, medewerkers, bezoekers en eigendommen. Deze camera's zijn duidelijk zichtbaar geplaatst en bij betreding van de ruimten met cameratoezicht word je op de aanwezigheid ervan geattendeerd.
    
4. Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de administratie en bewaarplicht
   Attent verzamelt o.a. persoonsgegevens van medewerkers ten behoeve van de financiële administratie, die we dienen te bewaren voor de Belastingdienst.
    
5. Het creëren van duidelijkheid naar onze cliënten en bezoekers

Om kenbaar te maken welke medewerkers er werken, hangen op de afdelingen foto’s met namen van de medewerkers. Dit geeft duidelijkheid aan de cliënten en bezoekers.

Welke grondslagen zijn van toepassing?

Attent verwerkt uitsluitend persoonsgegevens als daarvoor een wettelijke grondslag bestaat, zoals voorgeschreven wordt in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De volgende grondslagen zijn van toepassing:

1. Uitvoeren van overeenkomsten
   Dit geldt voor persoonsgegevens die wij verwerken in het kader van arbeidsovereenkomsten die we sluiten met medewerkers. Tevens geldt dit voor het uitvoeren van de administratie.
    
2. Gerechtvaardigd belang
    

• Attent heeft een gerechtvaardigd belang voor het uitvoeren van cameratoezicht. Dit belang is beveiligen van eigendommen en beschermen van cliënten, medewerkers en bezoekers. Middels een Camerabeleid heeft Attent gewaarborgd dat de privacy impact van betrokkenen (degenen die gefilmd worden) minimaal is. De OR heeft dit beleid geaccordeerd.
• Voor het plaatsen van foto’s en namen van medewerkers op de afdelingen, heeft Attent ook een gerechtvaardigd belang. Dit belang is het creëren van duidelijkheid naar cliënten en bezoekers over wie er werkzaam zijn op de afdeling. Dit voorkomt vergissingen in het aanspreken van medewerkers.

3. Voldoen aan wettelijke verplichting
   Attent dient persoonsgegevens te verwerken vanwege een aantal wettelijke verplichtingen, zoals de Fiscale Bewaarplicht en de wet op de Identificatieplicht.
    

Met wie deelt Attent je gegevens?

In principe delen we jouw gegevens niet met anderen. Dat doen we alleen als het noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening of als we een wettelijke verplichting hebben. In dat geval delen we gegevens met:

1. Dienstverleners die voor Attent werken
   We werken samen met dienstverleners die o.a. onze website en ICT-systemen bouwen en beheren en onze salarisadministratie uitvoeren. Met hen maken we goede afspraken over hun verplichtingen en bevoegdheden. Deze leggen we vast in contracten.
    
2. Belastingdienst
   Financiële gegevens van medewerkers worden gedeeld met de Belastingdienst in het kader van de aangifte loonbelasting en voor de jaaropgaven.

3. Uitvoerders van periodieke externe audits

Verpleeghuiszorgorganisaties moeten voldoen aan de wettelijke eisen van een erkend kwaliteitsmanagementsysteem voor de zorg. Borging kan plaatsvinden door certificering. Een periodieke audit (steekproefsgewijze controle medewerkersdossiers) door een erkende externe partij maakt hiervan deel uit.
 

Hoe lang bewaart Attent je persoonsgegevens?
Attent bewaart je gegevens niet langer dan noodzakelijk is om de in deze privacystatement genoemde doelen te bereiken.

• De bewaartermijn van onze personeelsadministratie is zeven jaar, overeenkomstig met de wettelijke verplichting. Deze termijn gaat in nadat de arbeidsovereenkomst is beëindigd.
• Camerabeelden die worden ingezet ter beveiliging van eigendommen en bescherming van cliënten, medewerkers en bezoekers bewaren we maximaal 28 dagen. Daarna worden deze vernietigd, tenzij er goede redenen zijn om de beelden langer te bewaren (bijvoorbeeld wanneer deze van belang zijn voor een politieonderzoek). Beelden van camera’s die worden ingezet ter ondersteuning van de zorg (als toezicht) worden niet bewaard.

Inzage, wijziging, verwijderen of afschermen van persoonsgegevens
Werknemers hebben het recht om hun personeelsdossier in te zien en tevens om een kopie van hun personeelsdossier te ontvangen. Tevens heb je het recht:

• Om je persoonsgegevens te corrigeren of verwijderen (als je daarvoor een gegronde reden hebt),
• Om je toestemming voor gegevensverwerking met betrekking tot vakbondslidmaatschap in te trekken,
• Op verwijdering/vergetelheid. Op basis van dit recht kun je Attent verzoeken om je gegevens te wissen als:
  • De verwerking niet langer nodig is voor verwezenlijking van het doel;
  • Het doel van de verwerking berust op toestemming van de werknemer en de werknemer deze instemming intrekt;
  • Als de werknemer gegronde bezwaren maakt tegen de verwerking;
  • Als een rechtsgrond voor de verwerking ontbreekt.

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, bezwaar of gegevensoverdraging sturen naar privacy@attentzorgenbehandeling.nl. We reageren binnen vier weken op je verzoek.

Ook cliënten hebben een aantal rechten als het gaat om hun persoonsgegevens. Zo kunnen zij onder andere een verzoek indienen tot inzage, correctie, verwijdering, bezwaar of gegevensoverdraging. Wilt de cliënt een kopie van zijn of haar dossier of komt er een ander verzoek? Neem dan altijd contact op met de Adviseur Privacy van Attent, via het e-mailadres privacy@attentzorgenbehandeling.nl.

Mocht je een klacht hebben over de wijze waarop Attent je persoonsgegevens verwerkt, dan kun je dat melden bij je leidinggevende of bij privacy@attentzorgenbehandeling.nl. Mocht dit niet tot gewenste resultaten leiden, kun je ook een klacht indienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Versie: 2 november 2020

Kijk hier voor de privacyverklaring voor vrijwilligers.